1. Data Base (basis data) merupakan kumpulan data yang saling berhubungan. Hubungan antar data dapat ditunjukan dengan adanya field/kolom kunci dari tiap file/tabel yang ada. Dalam satu file atau table terdapat record-record yang sejenis, sama besar, sama bentuk, yang merupakan satu kumpulan entitas yang seragam. Satu record (umumnya digambarkan sebagai baris data) terdiri dari field yang saling berhubungan menunjukan bahwa field tersebut dalam satu pengertian yang lengkap dan disimpan dalam satu record.
2. Tab Create secara umum digunakan untuk pembuatan objek baru dan atribut yang dibutuhkan dalam suatu database. Dengan tab Create, user bisa membuat tabel baru serta atribut pendukungnya, yang nantinya akan digunakan untuk memasukkan record baru. Dua hal yang paling inti dalam sebuah database adalah form (formulir) dan report (laporan). Kedua hal itu bisa dibuat dengan memanfaatkan fungsi icon yang terdapat di tab Create ini.
Satu hal sebagai tambahan, user bisa membuat serta meng-custom perintah yang nantinya bisa dieksekusi oleh komputer. Ini dilakukan dengan memanfaatkan icon yang terdapat di group Other.
Tab Create terdiri dari empat group perintah. Yaitu: (1) Tables, (2) Forms, (3) Report, dan (4) Other. Semuanya akan dijelaskan pada bahasan berikut ini.
A. Group Tables
Group Tables terdiri dari 5 icon perintah: Table, Table Templates, SharePoint Lists, dan Table Design.
Icon perintah Table digunakan untuk membuat tabel database baru. Selanjutnya user pada tabel kosong baru. Hal pertama mengisi tabel tersebut dengan record, user perlu memberi nama field (judul tabel di sebelah atas). Untuk memberi nama pada tiap field, klik dua kalifield yang diinginkan. Adapun field yang tidak diinginkan, cukup kosongi saja, maka secara otomatis field kosong tersebut akan terhapus oleh sistem.
Sedangkan icon Table Templates digunakan untuk membuat tabel database baru berdasarkan contoh-contoh yang sudah tersedia di MS Access 2007. Dengan menggunakan icon perintah ini user mendapatkan kemudahan dalam pembuatan database. User tinggal memilih salah satu contoh yang telah tersedia. Kemudian user hanya perlu melakukan kustomisasi seperlunya.
Icon Sharepoint Lists digunakan untuk membuat daftar titik penyimpanan data yang sedang dibuat.
Adapun icon Table Design digunakan untuk digunakan untuk merancang tabel yang dibutuhkan dalam suatu database. Icon ini merupakan pengaturan tingkat lanjut dari icon Table. Dengan icon Table Design, user bisa mengatur atribut table dari database aktif sehingga setiap field bisa diset dengan tipe data tertentu.
B. Group Form
Group Form terdiri dari 7 icon perintah: Form, Split
1. Icon Form digunakan untuk membuat formulir database baru.
2. Split Form digunakan untuk suatu formulir sehingga menjadi dua formulir yang berbeda.
3. Multiple Items digunakan untuk membuat form yang bisa menampilkan isi database yang telah dimasukkan.
4. PivotChat digunakan untuk membuat grafik berdasarkan suatu database.
5. Blank Form digunakan untuk membuat formulir yang kosong sehingga user bisa mendesain sendiri suatu formulir yang diinginkan.
6. More Form digunakan untuk digunakan untuk menampilkan daftar perintah yang diguakan untuk memilih daftar form lainnya.
7. Form Design digunakan untuk mendesain form sesuai dengan keinginan user.
C. Group Reports
Group Reports secara umum digunakan untuk pembuatan laporan (report), terdiri dari 5 icon perintah: Report, Labels, Blank Repot, Report Wizard, Report Design.
1. Report digunakan untuk membuat format laporan dalam versi standar MS Access 2007
2. Labels digunakan untuk membuat label dari database yang sedang aktif.
3. Blank Report digunakan untuk membuat format laporan yang kosong sehingga user bisa membuat format laporan yang diinginkan.
4. Report Wizard digunakan untuk membuat format laporan berdasarkan tuntunan yang disediakan dalam MS Access 2007.
5. Report Design digunakan untuk merancang format laporan sesuai dengan keinginan user.
D. Group Other
Group Other terdiri dari 3 icon: Query Wizard, New object: Query, dan Macro.
1. Query Wizard digunakan untuk membuat query berdasarkan tuntunan yang disediakan dalam MS Access 2007 sehingga user bisa dengan mudah dalam membuat sebuah query
2. New Object: Query digunakan untuk membuat query baru sesuai dengan keinginan pengguna.
3. Macro digunakan untuk membuat objek macro, merupakan tool yang digunakan untuk membuat perintah tertentu pada sebuah database.
3. A. Untuk membuat Report (lembaran laporan) database tentunya harus ada tabel atau form yang dibuat sebelumnya. Data Report database adalah data yang bersumber dari data yang input pada tabel/form database yang sengaja didesign saling berhubungan mengikat.
 |
Gambar: Report Database Microsoft office access
|
Cara membuat report database dalam microsoft Access dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut, yaitu:
- Klick pada nama file tabel yang akan dibuat lembaran laporan database. Data yang tampil dalam form berikut ini merupakan kelanjutan bahasan dari artikel sebelumnya
- Klick kanan Create pada menu lalu pilih Report Wizard
- Pada tampilan Form Report Wizard klick seperti petunjuk panah merah.
- Klick Next
- Klick 2 kali pada konten Tahun sebagai group level agar Tahun Masuk dapat bagian atas Form Report Wizard sebagai alat yang akan menyortir data report berdasarkan tahun.
- Klick Next
- Klick Next
- Klick Next
- Klick Finish
Inilah hasilnya dari tahapa-tahapan yang dijelaskan di atas.
B. Query atau disebut juga dengan queries yaitu :
"Suatu nama yang diberikan berupa string untuk digunakan oleh bahasa pemrograman, yang dimanfaatkan untuk pengaksesan database. Pengakses dapat mengases data yang diperlukan untuk mendapatkan informasi. Dengan adanya Query ini, merupakan kemudahan bagi suatu bahasa pemrograman terhadap kompatibilitas akses terhadap database tersebut. Query ini suatu extracting data dari suatu database dan menampilkannya untuk pengolahan lebih lanjut."
- pertama2 buatlah database dengan nama "penjualan"
- selanjutnya buatlah tabel dengan struktur dibawah inidan beri nama "produk"
Field Name
|
Data Type
|
Field Size
|
kd_barang
|
Text
|
5
|
nm_barang
|
Text
|
30
|
harga
|
currency
|
-
|
jml_beli
|
number
|
-
|
ttl_harga
|
currency
|
-
|
- selanjutnya mari buat query untuk mengisi ttl_harga agar secara otomatis dapat terisi ketika selesai mengisi harga dan jml_beli. cara membuat query adalah dengan memilih menu Create, di bagian other terdapat pilihan untuk membuat query yaitu query wizard dan query design. perbedaan dari dua pilihan ini adalah pada langkah demi langkah yang dilakukan ketika membuat query. disini saya akan menjelaskan cara membuat query dengan pilihan kedua yaitu query design
- klik query design, maka akan muncul kotak dialog show table seperti gambar dibawah ini
- klik nama tabel yang ada didalam kotak dialog show table (behubung disini baru dibuat 1 tabel, maka yang tampil hanya satu tabel saja) kemudian klik add, maka tabel akan pindah ke area query1. kemudian klik close.
- pada area query1 terdapat bagian seperti tabel dibagian bawah. keterangan dari setiap barisnya adalah sebagai berikut :
Field : Nama Field yang ingin ditampilkan
Table : Nama Table dari Filed tersebut
Sort : Mengurutkan Data hasil query
Show : Mengatur Field ditampikan atau tidak
Criteria : Syarat dari data yang ingin ditampilkan - nah, field disini akan diisi dari data tabel yang tadi dipilih. langkah selanjutnya adalah memasukan semua field yang ada pada tabel produk ke dalam query.caranya dengan mendouble klik setiap field satu persatu maka secara otomatis field akan berpindah.
- langkah selanjutnya mari qta buat rumus untuk ttl_harga, caranya adalah klik kanan pada field ttl_harga kemudian pilih build. atau bisa juga dengan cara, letakan cursor pada ttl_harga, pilih menu design dan klik menu Builder. maka akan keluar kotak dialog Expression Builder. seperti gambar dibawah ini
- masukan rumus dengan cara mengetik diarea expression builder tersebut. karena sumber query tadi diambil dari tabel maka untuk memudahkan, double klik folder Tables, klik table yang dibutuhkan, lihat di area sebelahnya, carilah harga kemudian double klik harga tersebut sampai field berpindah ke bagian rumus. klik tanda kali (*) selanjutnya double klik field jml_beli, maka pada area expression builder tersebut akan terlutis : ttl_hrg: [produk]![harga] * [produk]![jml_beli]
- kemudian klik ok
- langkah terakhir adalah mengetest apakah rumus pada query tersebut sudah berjalan dengan baik atau belum. cara pengetesannya adalah dengan mengklik Run (simbol tanda seru merah) pada menubar.
- coba anda input data sembarang, jika rumus sudah benar, maka ketika harga dan jml_beli sudah diinput secara otomatis ttl_harga akan terisi sesuai dengan data yang diinput tadi. jika blom muncul juga, coba cek kembali rumus yang tadi di masukan pada expression builder.
- save query yang telah dibuat.
demikianlah langkah demi langkah membuat query, mudah bukan?tidak sesulit yang dibayangkan. oya, jika ingin mengambil data berdasarkan kriteria seperti case pada tabel mahasiswa diatas, caranya sangat mudah. ketik kriteria pada bagian Criteria dengan memasukan kriteria di apit oleh tanda kutip contohnya ingin menampilkan hanya jurusan SI maka cukup mengetik "SI" pada bagian Criteria tersebut. jangan lupa simpan hasil pekerjaan anda.
C. Untuk membuat Report tentunya harus ada tabel atau form yang dibuat yang telah diinput data seperti yang dibahas sebelumnya. Silahkan melihat Cara Membuat Aplikasi - MS Access 2007. Oke.... sekarang kita coba membuat Report database dengan Report Wizard tapi sebelumnya buka kembali File yang dipraktekan oleh Lenga (teman).
Cara membuat report aplikasi database dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Klick kanan Create pada menu lalu pilih Report Wizard
2. Pada tampilan Form Report Wizard klick seperti petunjuk panah merah.
3. Klick Next
4. Klick 2 kali pada konten Tahun sebagai group level agar Tahun Masuk dapat bagian atas Form Report Wizard sebagai alat yang akan menyortir data report berdasarkan tahun.
5. Klick Next
6. Klick Next
7. Klick Next
8. Klick Finish
Inilah hasilnya dari tahapa-tahapan yang dijelaskan di atas.
1. Pastikan ms office sudah anda install
2. Pilih Ms access 2007
3. Setelah anda open Ms access tadi, pilih blink database
4. kemudia akan tampil tampilan
4. kemudia akan tampil tampilan
5. Kemudian buka file name tadi seperti gambar di atas, akan muncul form lagi
buat folder kemudian pilih format file(mdb). karena nantinya kita akan menghubungkan access dengan Delphi (Postingan selanjutnya). setalah sudah di pilih tinggal klik ok
6. Pilih Create
7. Pilih table1, klik kanan pilih design view isi nama table: misalnya (club)
8. kemudian isi table dengan berapa field yang anda inginkan, misalnya seperti ini
9. Di sini saya menggunakan 7 field (no, arsenal, Real Madrid , Chelsea , Barcalona, MU,Valencia
10. Klik table (club) pilih open Isi Field dengan bebera Record
11. kemudian Save. liat hasilnya di mana anda menyimpan file tersebut.
